Comment savoir où sont partis les fûts et les cartons d'un lot vendu à plusieurs clients ?

Un même brassin part rarement à un seul endroit : quelques fûts chez un caviste, des cartons chez un distributeur, le reste vendu au comptoir de l'atelier. Si une question survient sur ce lot, il faut pouvoir dire qui a reçu quoi, et en quelle quantité, sans reconstituer des semaines de livraisons.

L'aval, maillon souvent oublié

Beaucoup de producteurs tracent soigneusement l'amont, les matières et les recettes, puis perdent le fil au moment de la vente. Or c'est la destination qui détermine qui prévenir en cas de souci. Sans elle, la chaîne s'arrête à la porte de l'atelier.

Relier le numéro de lot aux documents de vente

La règle tient en une phrase : aucun contenant ne sort sans que son numéro de lot figure sur le document qui l'accompagne. Le bon de livraison est le meilleur support, puisqu'il porte déjà le client, la date et les quantités.

• le numéro de lot est reporté sur chaque ligne du bon de livraison ;
• les quantités sont distinguées par format, fûts et bouteilles séparément ;
• la vente au comptoir est notée globalement, par lot et par journée ;
• les dépôts et les envois en consignation sont suivis comme des livraisons ;
• les produits retournés reviennent avec leur numéro de lot et leur date.

Ce que la destination permet de faire

1. prévenir uniquement les clients réellement concernés par un lot ;
2. savoir ce qui reste en stock et ce qui est déjà parti, lot par lot ;
3. répondre précisément au caviste qui vous interroge sur une référence ;
4. observer le rythme d'écoulement d'un lot selon les circuits de vente ;
5. organiser un retour ciblé sans mobiliser toute la clientèle.

Un maillon qui sert tous les jours

Reliée au numéro de lot, la destination transforme un rappel de lot en opération ciblée. Elle éclaire aussi l'écoulement : l'estimateur de risque DLUO indique si le reste du lot partira avant sa date.