Comment préparer un contrôle de votre traçabilité sans passer des heures à retrouver vos fiches de lot ?

Un contrôle de traçabilité ne se prépare pas la veille. Ce jour-là, une seule chose compte : partir d'un produit fini et remonter, sans hésiter, jusqu'aux matières employées et jusqu'à la destination du lot. Ce qui a été tenu au quotidien se lit alors en quelques minutes, et le reste n'est que rangement.

Ce que l'on vous demande de montrer

Un contrôle porte rarement sur l'ensemble de votre production. On choisit un lot, parfois au hasard, et l'on vous demande d'en raconter l'histoire : la recette appliquée, les matières utilisées avec leurs lots fournisseurs, les dates de production et de conditionnement, les quantités obtenues et les clients servis. Si chaque maillon existe, l'échange se réduit à une lecture de vos fiches.

Réunir les pièces avant d'en avoir besoin

Rien n'oblige à constituer un classeur spécial. Il faut simplement savoir où se trouve chaque pièce et pouvoir la sortir sans fouiller. Voici les éléments qui reviennent systématiquement, et qu'il vaut mieux garder groupés.

• les fiches de production des lots, avec leur numéro attribué ;
• le registre d'entrée des matières et les lots indiqués par les fournisseurs ;
• les recettes dans la version réellement appliquée au lot ;
• les bons de livraison et factures qui relient un lot à ses clients ;
• les documents remis par vos fournisseurs, conservés avec le reste.

Tenir le fil plutôt que reconstituer

La vraie préparation se joue tout au long de l'année, au moment où l'information est fraîche. Une fiche remplie pendant la production vaut mieux qu'une reconstitution de mémoire, toujours approximative et difficile à expliquer.

Une revue mensuelle en cinq points

1. vérifier que chaque lot produit dans le mois possède une fiche complète ;
2. contrôler que les matières reçues portent bien leur lot fournisseur ;
3. reprendre les fiches restées incomplètes tant que les souvenirs sont proches ;
4. s'assurer que les ventes en volume mentionnent le numéro de lot livré ;
5. ranger les documents du mois au même endroit que les précédents.

La régularité fait la sérénité

Un contrôle serein repose moins sur un classeur impressionnant que sur une traçabilité tenue au quotidien. Et quand les fiches vivent dans un registre numérique, retrouver un lot ancien ne demande plus que quelques instants.