Que vérifier, dans l'ordre, quand un lot de bière ou de café doit être rappelé ?
Un rappel de lot se joue en quelques heures, rarement dans le calme. Cette checklist reprend les points à vérifier avant tout incident, puis le jour où une plainte ou une analyse douteuse arrive sur un brassin ou une cuisson. Elle prolonge l'article rappel de lot : réagir vite et bien et suppose qu'un numéro de lot figure sur chaque contenant.
Date : ______________ Réalisé par : ____________________
À froid, avant tout incident
Vérifier que chaque contenant sorti de l'atelier porte un numéro de lot lisible
S'assurer que chaque lot est relié à sa recette et à ses lots fournisseurs de matières
Tenir à jour la liste des clients professionnels avec un contact joignable par lot livré
Désigner la personne qui décide d'un blocage et celle qui prévient les clients
Préparer un modèle de message de retrait, prêt à compléter avec le numéro de lot
Tester une fois par an la remontée complète d'un lot, du fût ou du sachet jusqu'au sac de matière
Savoir où se trouvent les fiches de lot papier ou l'export du registre numérique
Dès qu'une question ou une alerte arrive
Noter la date, l'heure, l'origine de l'alerte et la personne qui l'a reçue
Relever le numéro de lot exact cité par le client, le distributeur ou le laboratoire
Conserver un échantillon du lot concerné, sans le détruire ni le consommer
Suspendre toute nouvelle expédition du lot le temps de comprendre le problème
Distinguer un défaut de goût isolé d'un risque possible pour la santé
Prévenir la personne désignée pour décider d'un blocage ou d'un rappel
Cerner le périmètre du lot concerné
Retrouver la fiche de lot : recette, date, matières, quantités, conditionnement
Identifier les lots fournisseurs de matières engagés et les autres lots qui les ont utilisés
Lister les lots voisins produits sur le même matériel ou le même jour
Recenser les quantités encore en stock, celles livrées et celles déjà vendues au détail
Reconstituer la liste des destinataires du lot, avec dates et quantités livrées
Vérifier si un lot de café a été mélangé à d'autres cuissons dans un même conditionnement
Rédiger en une phrase ce qui est concerné et ce qui ne l'est pas
Bloquer le produit et prévenir les destinataires
Isoler physiquement le stock restant, étiqueté comme bloqué, hors de la zone de préparation
Contacter chaque client professionnel destinataire, par écrit, avec le numéro de lot en clair
Indiquer la marche à suivre : retour, destruction sur place ou attente d'instruction
Consigner chaque contact réalisé, avec la date, l'heure et la réponse obtenue
Vérifier auprès de qui déclarer l'incident selon la nature du risque, à vérifier selon les textes en vigueur
Retirer le lot de la boutique en ligne, de la carte ou du comptoir de vente directe
Prévenir le fournisseur si une matière première est mise en cause
Après le rappel : clore et tirer les leçons
Comptabiliser les quantités récupérées et les quantités non retrouvées
Documenter la cause probable et les mesures prises pour qu'elle ne se reproduise pas
Corriger la recette, le process ou le fournisseur si l'enquête l'impose
Archiver l'ensemble du dossier de rappel avec la fiche de lot d'origine
Mettre à jour cette checklist avec ce qui a manqué pendant l'incident
Comment utiliser ce modèle
La première section se relit à froid, par exemple une fois par trimestre ; les quatre autres se déroulent le jour de l'alerte, sous la conduite de la personne responsable de la production.
Imprimez-la en deux exemplaires : un dans le classeur des fiches de lot, un affiché près du poste de conditionnement.
Une checklist remplie et datée devient une pièce du dossier de rappel : conservez-la avec les échanges clients et les résultats d'analyse.
Les obligations de déclaration et de conservation varient selon le produit et le circuit de vente : à vérifier selon les textes en vigueur.
Faut-il rappeler un lot pour un simple défaut de goût ?
Pas forcément : un défaut organoleptique sans risque pour la santé relève d'un retrait commercial que vous décidez librement. Le point important est de le documenter et de bloquer les expéditions le temps de comprendre l'origine du problème.
Comment retrouver les destinataires d'un lot vendu en partie au comptoir ?
Vous ne retrouverez pas les acheteurs anonymes de vente directe. Vous pouvez en revanche lister les clients professionnels livrés et afficher l'information au point de vente. D'où l'intérêt d'un registre qui note la destination de chaque quantité sortie.
Un lot de café torréfié se rappelle-t-il comme un brassin ?
La logique est identique, mais le périmètre demande plus d'attention : plusieurs cuissons peuvent alimenter un même conditionnement, et un même café vert plusieurs lots. Définissez le lot au niveau du sachet ou de la série de cuissons, puis appliquez la même remontée.
Où stocker cette checklist si le suivi est déjà numérique ?
Gardez une version papier accessible sans connexion, avec un export récent du registre. Un outil comme BrewReg permet de sortir la traçabilité d'un lot en quelques instants, mais le déroulé du rappel, lui, reste une affaire de méthode et de personnes.