Cette fiche de lot se remplit à la main, sur le lieu de production, au fil du brassin ou de la cuisson. Elle reprend les rubriques de l'article sur la recette de production et prépare les données de l'estimateur de risque DLUO. Elle convient à un atelier qui démarre, sert de secours hors connexion ou prépare le passage au registre numérique.
La présente fiche décrit un lot de production unique, depuis l'engagement des matières premières jusqu'à la sortie de la dernière quantité conditionnée. Elle est renseignée au moment où les opérations ont lieu, par la personne qui les conduit, et non reconstituée après coup. Elle constitue la pièce de référence pour toute question ultérieure sur ce lot, qu'elle vienne d'un client, d'un distributeur ou d'une autorité habilitée.
Le numéro de lot porté en tête de fiche est unique et n'est jamais réattribué à une autre production. Il est reporté à l'identique sur chaque contenant issu de ce lot, fût, bouteille, canette ou sachet. Lorsque plusieurs cuissons de café sont réunies dans un même conditionnement, la fiche liste chacune d'elles afin que le numéro de lot renvoie à l'ensemble des cuissons concernées.
Chaque matière engagée est notée avec sa quantité réelle, son fournisseur et le numéro de lot fournisseur figurant sur le sac, le carton ou le bon de livraison. En l'absence de numéro de lot fournisseur, la date d'achat et la référence disponible sont indiquées à la place. Les bons de livraison correspondants sont joints ou classés avec la présente fiche.
Les paramètres de process retenus par l'atelier sont relevés pendant la production. Tout écart par rapport à la recette de référence, volontaire ou subi, est signalé avec son motif et le nom de la personne qui l'a décidé ou constaté. Ces relevés servent à comparer ce lot aux précédents et à expliquer une différence de rendement ou de qualité, donc à réduire les pertes d'un lot à l'autre.
La quantité conditionnée par format, les pertes constatées et la date de conditionnement sont reportées sur la fiche. La DLUO ou la DDM inscrite sur l'étiquette résulte de la règle de calcul propre au produit et à l'atelier, notée en regard de la date. Les mentions obligatoires d'étiquetage dépendent du produit et du circuit de vente : à vérifier selon les textes en vigueur.
Le lieu de stockage et ses conditions sont indiqués dès le conditionnement. Chaque sortie du lot, livraison, vente directe ou destruction, est ajoutée dans la rubrique des destinations avec la date, le destinataire lorsqu'il est connu et la quantité. La fiche est considérée comme close lorsque le total des sorties correspond à la quantité conditionnée, aux pertes près.
La fiche est conservée par le producteur, avec ses pièces jointes, pendant la durée applicable à son activité, à vérifier selon les textes en vigueur, et tenue à disposition en cas de question sur le lot. La personne responsable de la production la signe à la clôture, attestant que les informations portées correspondent aux opérations réellement effectuées. Ce document ne remplace pas un conseil juridique ou réglementaire.
BrewReg assure la traçabilité des lots de production des brasseurs et torréfacteurs: recettes, matières, dates et DLUO.
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